KEPENTINGAN KEMAHIRAN INSANIAH (SOFT SKILLS) KEPADA SETIAUSAHA ALAF 21

            

            Apa itu setiausaha? Setiausaha ialah merupakan seorang pembantu pentadbiran yang terlibat dalam pengurusan pejabat sama ada dalam bidang perniagaan atau dalam kerusi pemerintahan seperti Setiausaha Parlimen atau Setiausaha Negara. Gelaran setiuasaha di pejabat merujuk pada individu yang melakukan pelbagai pekerjaan pentadbiran. Sebagai contoh, setiausaha eksekutif iaitu bertanggungjawab untuk banyak perkara. Asalnya apabila terdapat hanya mesin taip setiausaha akan menghabiskan banyak masa menaip tulisan tangan menjadi tulisan bertaip dan menyalinnya. Kini, dengan komputer, jumlah masa yang diambil untuk menaip dikurangkan dengan banyak. Oleh itu, pelbagai tugas lain mula dilakukan setiausaha seperti mengawal belanjawan dan simpan kira. Mereka juga boleh menjaga butiran pengurusan untuk mengadakan persidangan peringkat tinggi atau mengatur katering untuk majlis makan tengah hari. Namun begitu, dengan peredaran zaman pada masa kini dimana dunia semakin moden menjadikan tugas dan jawatan setiausaha semakin mencabar. Antara cabarannya ialah setiap setiausaha perlulah mempunyai pelbagai kemahiran yang mampu menjadikan diri mereka sebagai seorang setiausaha yang cekap dan mahir sebagai contoh kemahiran insaniah (soft skills).

Bagaimana pula dengan kemahiran insaniah ini? Apa yang dimaksudkan dengan soft skills ini? Kemahiran insaniah atau soft skills ini merangkumi aspek-aspek kemahiran generik. Walaupun tidak terdapat suatu senarai kemahiran khusus tentang kemahiran insaniah ini, namun kebanyakannya berkait dengan penguasaan kemahiran seperti kepemimpinan, kerjasama berpasukan, komunikasi dan pembelajaran berterusan (KPT, 2006). Secara umumnya tidak terdapat definisi yang tepat bagi terma soft skills atau Kemahiran Insaniah ini. Walau bagaimanapun, soft skills atau Kemahiran Insaniah ini adalah dikaitkan dengan trait personaliti individu, bijak berkomunikasi, pandai mendapatkan kenalan, berdaya tahan dan berinovatif. Oleh yang demikian, penjawat jawatan setiausaha seharusnya mempunyai pengetahuan yang tinggi, mahir, cekap dan bijak dalam menyelesaikan masalah selaras dengan kedudukannya sebagai orang kanan kepada seorang ketua dalam sesebuah organisasi.

Salah satu daripada elemen kemahiran insaniah ialah kemahiran berkomunikasi. Kemahiran komunikasi ini merupakan kemahiran untuk berhubung dengan orang lain.Aspek ini melibatkan penggunaan beberapa kemahiran seperti pendengaran yang aktif dan kawalan nada suara. Selain itu, Guffey dan Almonte mentakrifkan maksud komunikasi adalah pemindahan maklumat dan makna daripada satu pihak iaitu pengantar kepada pihak yang lain iaitu penerima. Menurut sarjana ini, dalam sesuatu proses komunikasi akan melibatkan lima langkah iaitu pengirim membentuk idea, pengirim mengenkodkan idea tersebut menjadikan ia dalam satu bentuk mesej, dan kemudiannya mesej itu akan dihantar melalui saluran komunikasi seperti aplikasi WhatsApp, setelah itu penerima mendekodkan mesej tersebut dan akhir sekali maklum balas akan dihantar kepada pengirim.

 Kemahiran berkomunikasi ini terbahagi kepada tiga jenis iaitu komunikasi lisan, komunikasi bukan lisan dan komunikasi bertulis. Sebagai seorang setiausaha yang berkebolehan, beliau perlulah mahir dalam setiap jenis komunikasi ini. Hal ini kerana ia dapat membantu beliau dalam memudahkan proses berkomunikasi bersama orang lain. Sering kali kita dengari tentang isu kurangnya interaksi hubungan antara pekerja dalam sesebuah organisasi. Perkara ini berlaku apabila seseorang itu tidak mempunyai kemahiran komunikasi yang berkesan menyebabkan hubungan antara pekerja itu menjadi regang. Malah perkara ini juga membolehkan timbulnya masalah contohnya tidak dapat menarik minat pelabur untuk melabur dalam syarikat. Cadangan yang boleh dilakukan oleh sesebuah institusi ialah dengan menganjurkan satu program yang memfokuskan untuk meningkatkan lagi kemahiran berkomunikasi yang dinamakan Program Menganjak Kemahiran Komunikasi Anda. Dalam program ini semua pekerja perlulah terlibat termasuklah juga setiausaha yang merupakan orang terpenting dalam organisasi. Dalam program ini juga, pihak penganjur perlulah mengaturkan aktiviti yang sesuai agar berlakunya komunikasi antara pekerja. Dengan ini para setiausaha dapat mempelajari cara yang betul untuk memulakan berkomunikasi dengan orang secara tidak langsung ia dapat membantu mencipta hubungan yang lebih baik dengan orang luar.

Di dalam akhbar juga turut dinyatakan bahawa dalam persaingan sengit dunia kerjaya yang amat mencabar kini, setiap pekerja seharusnya melengkapi diri dengan penguasaan kemahiran yang relevan dan diperlukan bidang kerjaya diceburi. Kemahiran ini cukup penting bagi memastikan kelancaran urusan kerja, sama ada dalam komunikasi sesama rakan sekerja mahupun dengan pihak luar, lebih-lebih lagi untuk meraih kepercayaan, keyakinan dan sambutan pelanggan serta pelabur. Konklusinya, kemahiran berkomunikasi ini sangatlah penting untuk para setiausaha mengusainya bagi memudahkan seseorang itu mendapat kawan dan diterima dalam sesebuah organisasi. Jadi, penguasaan terhadap kemahiran ini dapat menggambarkan sebaik mana seseorang itu berkomunikasi dengan seseorang dan bagaimana pembawaan diri dalam urusan seharian yang melibatkan orang lain. Penguasaan yang baik akan kemahiran ini dapat membantu memajukan kerjaya seseorang.

Elemen yang seterusnya ialah pemikiran kritis dan kemahiran menyelesaikan masalah. Menurut Rahim (1999), pemikiran boleh ditakrifkan sebagai kebolehan untuk menguasai pengetahuan, mengembangkan pengetahuan, mengguna dan mengaplikasikan pengetahuan yang dipelajari kepada situasi yang sama atau berlainan.Manakala bagi Jabatan Pengurusan Institut Pengajian Tinggi (2006) pula, kemahiran berfikir dan kemahiran menyelesaikan masalah melibatkan kebolehan berfikir secara kritis, kreatif, inovatif, analitis, serta kebolehan mengaplikasikan pemahaman dan pengetahuan kepada masalah baru dan berlainan.

Pemikiran kritis adalah pemikiran yang mahir dan bertanggungjawab untuk memudahkan proses memberi pendapat, membuat anggaran, kesimpulan atau keputusan dengan bijak. Gaya pemikiran pula adalah bukan berkaitan dengan apa yang dimaksudkan kepada gaya tetapi juga lebih merujuk kepada cara seseorang itu berfikir. Pada masa kini, isu yang acap kali didengari ialah dimana generasi hari ini kurang kemahiran komunikasi dan pemikiran kritis menyebabkan sesuatu masalah itu tidak dapat diselesaikan. Hal ini berlaku kerana kurangnya berkomunikasi mengakibatkan minda tidak dapat berfikir secara meluas. Oleh itu, sebagai seorang setiausaha perlulah sentiasa berkomunikasi dengan pekerja lain disamping memikirkan sesuatu perkara secara kritis agar dapat membantu minda berfikir secara meluas. Cadangan untuk membantu para setiausaha di organisasi dalam menyelesaikan masalah adalah dengan mengadakan satu bengkel yang bertujuan untuk mendedahkan cara yang betul dalam menyelesaikan sesuatu masalah disamping menggunakan pemikiran yang kritis. Dengan ini, para setiausaha mampu berfikir secara kritis untuk menyelesaikan sesuatu masalah yang dihadapi tidak kira sama ada di tempat kerja mahupun peribadi.

Selain itu, kemahiran kerja berpasukan juga merupakan salah satu elemen yang terdapat dalam kemahiran insaniah. Apakah yang dimaksudkan dengan kerja berpasukan? Kerja berpasukan ini merujuk kepada pekerja yang bekerja dalam satu kumpulan yang sering bekerjasama dan menjalankan tugas secara berganding bahu bagi mencapai matlamat pasukan. Sebuah pasukan terdiri daripada gabungan sebilangan individu yang mempunyai kompetensi yang saling bergantung iaitu dari segi keupayaan, kepakaran, kemahiran dan pengetahuan serta mempunyai akautabiliti dan komitmen terhadap prestasi pasukan serta bersedia melaksanakan tugasan secara bersama. Pada masa kini, kebayakan kerja mudah diselesaikan sekiranya melakukan ia dalam kerja berkumpulan malah dalam akhbar juga dikeluarkan kenyataan bahawa kerja berpasukan lebih baik daripada bekerja sendiri. Namun, terdapat sesetengan orang lebih menyukai bekerja sendiri berbanding dengan kerja berpasukan. Ini kerana mereka merupakan sesetengan orang tidak suka untuk bergaul dengan orang lain. Sebagai seorang setiausaha, kita perlulah mempunyai sifat keinginan untuk bergaul bersama orang lain agar dapat membina satu hubungan silaturahim bersama rakan yang lain disamping melakukan pekerjaan. Cadangan yang boleh dilakukan oleh sesebuah organisasi ialah dengan mengadakan satu program dimana ia perlu melibatkan kerjasama pasukan dalam menjayakan program tersebut. Dengan ini, para setiausaha dapat memantapkan lagi kemahiran untuk bekerja dalam berpasukan.

Akhir sekali ialah kemahiran kepimpinan. Apa itu kepimpinan? Kepimpinan didefinisikan sebagai seorang yang mempunyai kemampuan untuk mempengaruhi orang lain supaya menerima cadangan dan idea untuk mencapai matlamat. Sebagai seorang setiusaha, amatlah peting untuk mempunyai sifat kepimpinan dalam diri. Hal ini kerana beliau merupakan orang yang terpenting dan akan membantu menggantikan majikan dalam urusan kerja dalam urusan kerja sekiranya majikan bekerja diluar kawasan. Semenjak dunia ini dilanda dengan era pandemik, kerap sekali timbulnya isu berkaitan kepimpinan dimana terdapat pemimpin-pemimpin yang ingin melepaskan tangan terhadap kakitangan yang mengalami kesusahan akibat daripada Pandemik Covid-19 ini. Perkara ini amatlah tidak bagus untuk diamalkan oleh setiap pemimpin dalam sesebuah organisasi. Cadangan bagi memantapkan lagi kemahiran kepimpinan dalam diri seorang setiuasaha itu ialah dengan mengadakan satu program yang dinamakan Bengkel Kecemerlangan Kepimpinan Seorang Ketua. Di dalam program ini, para setiausaha mampu untuk belajar menjadi seorang pemimpin yang bertanggungjawab dalam menguruskan hal-hal dalam sesebuah organisasi itu.

Tuntasnya, elemen-elemen yang terdapat dalam kemahiran insaniah ini amatlah penting untuk seorang setiausaha itu mengetahuinya. Ini kerana ia dapat membantu untuk para setiausaha itu memahirkan lagi kemahiran yang perlu dikuasai selaras dengan peredaran zaman yang semakin moden menyebabkan mereka perlu menguasainya. Dengan ini, ianya dapat membantu mereka menjadi seorang setiausaha yang berkebolehan tinggi untuk bekerja di sesebuah organisasi yang besar.

RUJUKAN

 

1.       Kemahiran Komunikasi (Disember, 2011). Diperoleh pada September 5, 2022 daripada

            http://serikandimuhibbah11.blogspot.com/2011/12/kemahiran-komunikasi.html

 

2.      Wikipedia (Julai 12, 2022). Setiausaha. Diperoleh pada September 5, 2022 daripada

https://ms.wikipedia.org/wiki/Setiausaha

 

3.      Kemahiran Komunikasi Tuntutan Utama Semua Jenis Pekerjaan. (November 12, 2016).

Berita Harian. Diperoleh pada September 5, 2022 daripada

https://www.bharian.com.my/bhplus-old/2016/11/211876/kemahiran-komunikasi-tuntutan-

utama-semua-jenis-pekerjaan

 

4.    Program Menganjak Kemahiran Komunikasi Anda – Mempersiap Bakal Pemimpin Masa

Akan Datang. (Julai 2, 2021). Berita Universiti Putra Malaysia. Diperoleh pada 

September 5, 2022 daripada

https://btu.upm.edu.my/berita/program_menganjak_kemahiran_komunikasi_anda__mempersiap

_bakal_pemimpin_masa_akan_datang-62217

 

5.       Penguasaan Kemahiran Insaniah Dalam Kalangan Pelajar Pendidikan Khas Di Politeknik.

(Jun, 2012). Diperoleh pada September 6, 2022 daripada

https://123dok.com/document/y8rrpdrq-penguasaan-kemahiran-insaniah-dalam-kalangan-

pelajar-pendidikan-politeknik.html

 

6.      Israr Khalid (Januari 11, 2022). Generasi hari ini kurang kemahiran komunikasi,

pemikiran kritis – Pakar. Astro AWANI. Diperoleh pada September 6, 2022 daripada

https://www.astroawani.com/berita-malaysia/generasi-hari-ini-kurang-kemahiran-komunikasi-

pemikiran-kritis-pakar-341030

 

7.     Hazlan (Disember 24, 2010). Apa itu kerja berpasukan? Diperoleh pada September 6, 2022 

                 daripada https://hairilhazlan.com/2010/12/24/apa-itu-kerja-berpasukan/

 

8.    Kerja Berpasukan Lebih Baik Daripada Kerja Bersendirian (Oktober 13, 2018). Media

Permata. Diperoleh pada September 6, 2022 daripada

https://mediapermata.com.bn/kerja-berpasukan-lebih-baik-daripada-kerja-bersendirian/

 

9. Norafiza Rosalan (Mac 5, 2015). Kemahiran kepimpinan. Diperoleh pada September 6,

2022 daripada https://prezi.com/8ypg-gf4swv3/kemahiran-kepimpinan/

 

10 Zaleha Yazid (Mei10, 2020). Era pandemik menguji kepimpinan organisasi. Berita

Harian. Diperoleh pada September 6, 2022 daripada

https://www.bharian.com.my/kolumnis/2020/05/687192/era-pandemik-uji-kepemimpinan-organisasi